Все больше компаний задумываются о том, чтобы отправить свой архив на внеофисное хранение. Но такое решение сопровождается рядом вопросов, связанных как с организацией самого такого помещения, так и с тем, как там организовано хранение. В этой статье мы попробуем ответить на наиболее популярные вопросы. Что собой представляет архивохранилище? Современные архивохранилища — это помещения, оборудованные в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми к подобным местам. Чаще всего, они представляют собой отдельно стоящие корпуса с тщательно продуманной защитой от всех видов негативного воздействия: от огня и пожара, наводнений, проникновения злоумышленников. Кроме того, в залах поддерживается нужный температурно-влажностный и световой режимы, а для хранения используются практичные папки и короба, металлическая мебель, которая снижает риск возникновения плесени, появления жучков и т.д. Подробнее с устройством архивохранилища можно ознакомиться здесь: http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov. Каким образом бумаги защищены от кражи
В надежных архивохранилищах есть несколько способов защиты информации от кражи. - помещение оборудовано охранной на случай, если кто-то попытается проникнуть в зал;
- каждый клиент составляет так называемы список доступа, то есть список лиц, которые могут получить бумаги на руки и работать с ними, иными словами, даже если в хранилище приедет сотрудник фирмы клиента, но его не будет в этом списке, доступ к содержимому он не получит;
- все содержимое закодировано, то есть, даже если предположить, что кто-то невероятным образом проникнет в хранилище, он просто не сможет разораться в нем, так как на коробах и папках не подписывают никаких данных: здесь нет ни названий компаний, ни сведений о содержимом конкретной единицы хранения, ничего, просто шифр, разгадать который можно только с ключом.
Каким образом документы защищены от физических повреждений
Как уже было сказано, в архивохранилище предусмотрены все возможные меры против физического уничтожения бумаг: - система пожарной сигнализации, напрямую связанная с пультом пожарной охраны;
- современная система пожаротушения, подходящая для работы с бумажными носителями, дело в том, что если тушить хранилище водой, то с огнем справиться удастся, но вот бумаги сохранить не получится, поэтому для таких документов используются специальные порошковые огнетушители;
- листы могут испортиться не только под воздействием огня, но и от других факторов: повышенной или, наоборот, слишком низкой влажности, резких перепадов температуры, слишком яркого света, поэтому все эти параметры регулируются с помощью специальных датчиков и электронных систем.
|